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Formation, Insertion & entrepreneuriat
Organisation évènementielle

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Appellations
+
  • Organisateur de mariages et de séminaires
  • Organisateur de réceptions
  • Organisateur de soirées
  • Responsable évènement
  • Agent d’événement
  • Chef de projet événementiel
  • Conseiller en organisation événementielle
  • Assistant commercial d’événementiel

« Responsable d’événement » et « Chef de projet événementiel » sont les appellations les plus couramment utilisées dans les associations.



Définition de l'emploi / Métier
+

Organise et coordonne tout ou partie des opérations (suivi logistique, planification, réservations, avancement du projet , ...) pour des événements privés (mariages, anniversaires, soirées, ...) ou professionnels (foires, salons, festivals, ...).
Peut concevoir et proposer une prestation « clé en main ».



Accès à l'Emploi
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Cet emploi/métier est accessible avec une expérience professionnelle sans diplôme particulier.
Il est également accessible à partir d’un brevet de Technicien (BT(S)) ou d’un DEUA en (Communication, Commerce, Tourisme, marketing, ...)
La pratique d’une langue étrangère, en particulier le français et /ou l’anglais, peut être exigée.

Des formations professionnelles non qualifiantes sont accessibles via des associations.
Une expérience professionnelle peut être acquise en association pour cet emploi/métier (en tant que bénévole ou salarié) ; elle donnera accès aux compétences requises (de base et spécifiques) pour cet emploi/métier ainsi qu’à des capacités transversales utiles dans d’autres secteurs professionnels (voir la rubrique « capacités transversales »).



Conditions d'exercice de l'emploi / Métier
+

L’activité de cet emploi/métier s’exerce au sein d’agences d’événementiels, de communication, de publicité, de sociétés de services, en relation avec différents intervenants (fournisseurs, clients, gestionnaires de lieux, loueurs, traiteurs, restaurateurs, décorateurs, fleuristes, artistes, illustrateur sonores et visuelles , ...).
Elle varie selon le type de clients (particuliers, professionnels).
Elle peut s’exercer les weekends, jours fériés, de nuit, et nécessiter des déplacements.

Elle peut se pratiquer au sein d’une association.



Lieu
+
  • Agence d’événementiel
  • Agence de communication
  • Agence de publicité
  • Société de services

-* Association.



Activités de base
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  • Cerner les attentes du client (type d’événement, budget, date, ...) et lui proposer une prestation de service adaptée (coût, type de prise en charge, ...)
  • Etablir un programme (type d’animations, lieux, choix des fournisseurs, communication, ...) et planifier le déroulement de la prestation
  • Suivre le déroulement de la prestation et mettre en place des actions correctives selon les contraintes (autorisations, formalités administratives, retards, ...)
  • Vérifier la conformité de réalisation de la prestation auprès des différents intervenants et du client


Compétences requises
+
  • Techniques de communication
  • Techniques de marketing
  • Techniques commerciales


Activités spécifiques (le cas échéant)
+

Proposer une prestation pour :
Organisation d’événements commerciaux (foires, salons professionnels, ...). Organisation d’événements culturels (festivals, conférences, ...). Organisation d’événements familiaux (anniversaires, mariages, soirées, ...). Organisation d’événements sportifs (rencontres, ...)

Etablir un cahier des charges, une réponse à un appel d’offres


Développer un portefeuille clients / prospects, fournisseurs et prestataires et animer ainsi un réseau de partenaires

Etablir et gérer un budget client

Coordonner l’activité d’une équipe



Compétences spécifiques (le cas échéant)
+
  • Techniques de gestion du cycle de projet

-* Techniques de conduite de projet

  • Code des marchés publics
  • Techniques rédactionnelles
  • Techniques relationnelles
  • Techniques de gestion budgétaire
  • Techniques d’animation d’une équipe


  • Savoir-être requisSavoir-être
    +

    -* Capacité à gérer le changement : observe les meilleures pratiques dans son métier. Fait preuve de créativité pour être flexible et développer des outils et solutions dans sa pratique d’accompagnement.

    • Capacité à communiquer : fait preuve de patience, de tact et de pédagogie. Sait « accueillir » les autres et est à l’écoute de ses interlocuteurs
    • Capacité à coopérer : fait preuve d’esprit d’équipe et de respect pour les autres, fait preuve d’empathie. Créer des liens de coopération. Savoir s’intégrer facilement dans un environnement diversifié et multiculturel en faisant preuve d’ouverture d’esprit.
    • Capacité à anticiper : sait estimer le temps nécessaire à la réalisation du travail, en gérant les priorités
    • Capacité à organiser : sait définir un mode d’organisation temporaire en fonction d’un projet, répartir les rôles, synchroniser les interventions.
    • Capacité à décider : Agit dans le cadre d’objectifs et de règles de délégation et de validation donnés ; a le sens des responsabilités. Sait préparer une prise de décision, évaluer l’impact à court et moyen terme d’une décision.


    Correspondance avec d'autres secteurs
    +

    - Tous secteurs (ex : L1401 chef de projet)
    -  Arts, culture & multimedia (ex : H1702 animation/médiation)



    Mots clés
    +

    -* Projet événementiel

    • Organisation d’événement




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